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Der externe Datenaustausch bedingt zwei EPS-Serverinstanzen bei verschiedenen Behörden. Eine Übertragung an eine beliebige Zieladresse ist nicht möglich. Die Einrichtung der Adresse für die entfernte Serverinstanz kann nur durch den zentralen Betrieb, in Bayern durch das PP Oberbayern Nord, erfolgen.
Die Weitergabe an externe Serverinstanzen erfordert weiterhin technische Vorbedingungen auf allen beteiligten Servern und in den Kommunikationsnetzen, die durch die ausschließlich zentrale Einrichtung der Kommunikationsverbindung gewährleistet wird.
Die Einrichtung des externen Datenaustausches für den jeweiligen Einsatz auf den beteiligten Systemen ist unter Einsatz - Reiter Einsatzzuordnungsbegriff (ext. Datenaustausch) beschrieben!
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Die Einzelfallprüfung für die Datenübertragung ist durch folgende Programmpunkte in EPS realisiert:
Die Protokolle müssen ausgewählt und markiert werden. Eine automatisierte Übertragung von neuen oder geänderten Protokollen erfolgt nicht. Die Mehrfachauswahl für die Übertragung wird dadurch aber nicht beeinträchtigt.
Eine Datenübertragung (Protokollkopie) an interne Ziele (Einsätze) oder externe Ziele (Einsätze auf fremden EPS-Instanzen) ist nicht gleichzeitig möglich. Sie muss getrennt erfolgen, da dabei unter Umständen andere rechtliche Voraussetzungen zu beachten sind. Eine gleichzeitige Datenübertragung an mehrere jeweils interne oder, getrennt davon, mehrere jeweils externe Einsätze wird dadurch nicht beeinträchtigt.
Eine Aufnahme von internen Zieleinsätzen und externen Zieleinsätzen in einen Verteiler ist nicht möglich. Dadurch wird gewährleistet, dass vor Übergabe von Daten an externe Einsätze eine Prüfung durchgeführt werden kann, die die unter Umständen zu beachtenden unterschiedlichen rechtlichen Voraussetzungen berücksichtigt.
Die Initiativübermittlung an externe Empfänger oder Verteiler unterliegt den geltenden rechtlichen Grundlagen und ist für jeden Einzelfall (Übertragung) zu prüfen. Die Verantwortung für die Datenübermittlung liegt beim durchführenden Benutzer, der in EPS protokolliert wird, oder beim Anordnenden.
Durch die Datenübertragung werden allgemein bestehenden Berichts- und Meldepflichten nicht berührt. Die Datenübertragung an externe Serverinstanzen erfolgt ausschließlich im Rahmen der Einsatzbewältigung.
Eine automatisierte oder regelmäßige Datenübertragung ist nicht zulässig und programmseitig nicht realisiert.
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In der derzeitigen Version sind folgende Einschränkungen vorhanden:
Anlagen: Es können Anlagen versendet werden, wenn das Empfängersystem über einen sicheren Verbindungsweg an das versendende EPS-System angebunden ist. Das ist derzeit in Deutschland zwischen den Länderpolizeien und den Bundesbehörden möglich. Wenn der Weg zum Empfängersystem nicht sicher ist, z. B. über eine Datenleitung im Internet läuft, dann können nur Protokolle versandt werden. Die Festlegung, ob ein Weg als sicher angesehen ist oder nicht, erfolgt ausschließlich durch den zentralen Betrieb.
Größe: Für jedes externe Empfängersystem muss durch den zentralen Betrieb eine Maximalgröße für den Versand von Protokollen und Anlagen (falls zulässig) eingetragen werden. Dabei ergibt sich die Größe aus dem Protokoll und den ausgewählten Anlagen, die alle in eine Datei verpackt und verschickt werden. Die zulässige Maximalgröße der zu versendenden Datei ist von einer Vielzahl von Umgebungsbedingungen wie Leistungsfähigkeit des Netzes oder Einstellungen des Mailservers, sowohl beim Versender als auch beim Empfänger, abhängig und kann nicht beliebig verändert werden.
Die Übertragung von Anlagen ist erst dann möglich, wenn Empfänger- und Sendersystem mindestens die Version 3.2.1 einsetzen!
Beim Versand von Protokollen mit oder ohne Anlagen wird der Weg und die Maximalgröße für alle beteiligten EPS-Systeme automatisch geprüft. Wenn bei einem Empfänger eine Eintragung verletzt wird (kein sicherer Weg oder Größe überschritten), wird keine Fehlermeldung ausgegeben. Bei erfolgreicher Anlagenübermittlung wird dies im roten Feld unter der Empfängerauswahl mit „Anlage wurde hinzugefügt“ angezeigt. Fehlt diese Anzeige, wurde keine Anlage übertragen! Gleichzeitig angestoßene Übertragungen (über Mehrfachauswahl oder Verteiler), die keine Regel verletzten, werden durchgeführt.
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Für den externen Datenaustausch stehen Protokolle und unter bestimmten Vorausetzungen Anlagen zur Verfügung. Die Übergabe von Personendaten aus den Modulen GeSa sowie Kontrolle ist nicht möglich.
Für den externen Datenaustausch können Verteiler eingerichtet werden. Die Einrichtung ist im Abschnitt 8. Verteiler beschrieben.
Das Versenden von Protokollen an externe Adressen oder Verteiler wird genauso wie das Kopieren in Einsätze oder Verteiler vorgenommen. Die Vorgehensweise ist unter Protokollbearbeitung - Protokolle kopieren beschrieben. Zur Angabe des Zieles (nach Auswählen des Protokolles und der Öffnung der Zusatzfunktionen) ist im linken Bereich entweder „Protokolle senden an Externe Adresse“ (mit einem oder mehreren dort definierten Zieleinsatz)) oder „Protokoll senden an Externe Verteiler“ auszuwählen. Je nach Aufnahme in den Einsatzgrunddaten werden externe Adressen oder, soweit angelegt, externe Verteiler angeboten.
Wenn in den Einsatzgrunddaten noch keine externen Einsätze als Ziele eingetragen sind, ist die Zielliste in der Auswahl „Protokolle senden an Externe Adresse“ leer.
Wenn in den Einsatzgrunddaten noch keine externen Einsätze als Ziele eingetragen sind, ist die Erstellung von externen Verteilern nicht möglich. Bei der Erstellung der Verteiler werden dann keine Zieleinsätze für den externen Verteiler angeboten.
Die Anlage von externen Empfängern ist ausschließlich über den Einsatz - Reiter Einsatzzuordnungsbegriff (ext. Datenaustausch) möglich!
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